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オフィス移転マニュアル|生産性を120%へ向上させるノウハウ

成長する企業ほど「オフィス移転」は避けては通れません。今後の企業の未来を大きく変える可能性があるにも関わらず、経験不足から計画をスムーズに進められない担当者が多いです。そんなオフィス移転を時短・節約してより効率的に進めるにはどうすれば良いのでしょうか?

おしゃれ オフィス

1. オフィス移転の準備・計画

オフィス移転で重要なことは、初めの段階でしっかりと計画を立てることです。「進めながら決めていけばいい」と考えていると、実際にプロジェクトが進むにつれ「あれも良い、これも良い」とオフィス移転の軸や方向性がぶれてしまうものです。そうなればプロジェクトの進行が遅れたり、納得できるオフィスにはならないのではないでしょうか。理想のオフィスを実現するために、事前にどのような準備が必要となるのか見ていきましょう。

1-1 オフィス移転の目的の明確化

オフィス移転のプロジェクトの計画の際には、移転の目的を必ず明確にしておかなければいけません。これは1番最初に行いましょう。目的が曖昧なままオフィス移転プロジェクトを進めてしまうと、高額な予算を注ぎ込んだにもかかわらず「こんなはずでは…」といったことになりかねません。

オフィス移転の目的は会社によって様々でしょう。自社の目的をきちんと整理し、物件や予算にあらかじめ優先順位をつけるようにしましょう。

オフィス移転の目的

  • 売上げの増減、人員の増減による必要面積の変化
  • 福利厚生などを充実させるための事務所コストの削減
  • 分散しているオフィスを統合するため
  • 耐震強度など建物への不満・従業員のモチベーション向上のための環境改善
  • 社内コミュニケーションを活性化させるための環境づくり
  • 採用活動を意識した企業のイメージ向上

1-2 オフィス移転のスケジュール作成

オフィス移転を決めてから、実際に引越しするまでには非常に長い期間がかかります。オフィス移転が決まってから完全に移転できるのに必要な期間は、一般的に半年間前後と言われています。なぜなら賃貸契約を解約する場合、3〜6ヶ月前までに書面を提出しなければならないからです。

また定期契約では中途解約ができないケースも多くあります。そのためオフィス移転の大まかなスケジュールを把握し、準備や引越しにかかる期間を逆算し、その時々にやらなければいけないことを整理していきましょう。

オフィス移転の打ち合わせ時間の合計は、だいたい200~300時間を超えると言われています。200~300時間というと平日1日平均2時間担当者と打ち合わせをするとなると、それだけでも6ヶ月はかかる計算になります。それぐらい時間と手間がかかることなので時間には余裕をもって計画しましょう。

オフィス移転スケジュールの例

移転6ヶ月前
  • 現オフィスの解約予告
  • 移転プロジェクトチームの発足
5ヶ月前
  • 現オフィスの原状回復工事の見積り
  • 物件の内覧と選定
4ヶ月前
  • 物件契約
  • 内装会社選定
3ヶ月前
  • オフィスプランニング(レイアウト&デザイン)決定
  • 引越し什器/廃棄対象什器決定
2ヶ月前
  • 各種工事発注
1ヶ月前〜移転後
  • 内装工事着手(電源・LAN・空調工事含む)
  • 什器の搬入
  • 関係官庁へ各種届出提出
  • 旧オフィスの原状回復工事

1-3 オフィス移転の予算計画

オフィス移転は企業の成長フェーズにおいて非常に大事なイベントです。理想のオフィスをとことん作りたいと考える一方で、なるべくコストは抑えたいというのが本音ではないでしょうか。コストを抑えるにはオフィス移転にかかる費用の相場を知ることが非常に大事となります。

しかし移転先のオフィスの立地や移転するの時期、あるいはデザインにどれだけ力を入れるのかによって費用は大きく変動する可能性があります。またオフィス移転の形によっては必要な費用とそうで無い費用もあります。そのため何が必要なのかをしっかりと精査し、自社の状況と照らし合わせて予算を組みましょう。

オフィス移転にかかる費用の相場

どんな費用がかかる?オフィス・事務所移転の費用内訳

2. 移転先オフィスの物件の契約

オフィス ビル タワー

オフィス移転のスケジュールや予算などの準備ができたら、次は移転先のオフィスの物件を探し始めましょう。プロジェクトを進める上で最も頭を悩ませる人が多いのは、移転先のオフィスの物件探しだと言われています。「不動産取引は水もの」としばしば言われますが、良い物件ほどすぐに埋まってしまいます。そのためあらかじめ自社条件を定めておき、効率的に物件を探すようにしましょう。人員の増加に伴い面積が必要になった、毎月の賃料は○○万円以内で借りなければならない、社員アンケートを基にこんな物件を借りたい…等、会社によってオフィス移転に求める条件はあるかと思います。オフィス移転の条件を明文化し、優先順位をつけ、物件選びをスムーズに進めましょう。ここではオフィス移転の物件選びのポイントを整理していきます。

2-1 オフィス移転に強い不動産会社の選定

移転先のオフィスの物件を探すには、まずは物件を紹介してくれる不動産会社を探さなければなりません。不動産会社によって、取り扱い物件数や得意とする業種などが違います。オフィス移転先の土地が決定しているなら、地場の不動産会社に行って、掘り出し物件がないか探してみるのも1つの手かもしれません。逆にまだオフィス移転先の土地が決まっていないのであれば、より紹介物件数が多い大規模な不動産に行くのが良いでしょう。

長い時間をかけるわけですから、自社に最適な不動産会社をパートナーにして理想の物件探しをしましょう。

不動産の大きさによる特徴

メリットデメリット
大規模不動産
  • 紹介できる物件の数が多く、対応範囲が広い
  • 会社名が知られているため、下手なことはできなく安心感がある
  • ニーズにあった物件が見つかりやすい
  • 会社のマニュアルや方針があるため、融通が利かない
  • 歩合制の会社の場合、契約への焦りで営業がくどい場合がある
中小規模不動産
  • 地域に密着していて、地元のビル情報や地域情報に詳しい
  • ビルオーナーと親しいため、掘り出し物件の情報が手に入りやすい
  • マニュアルに縛られない営業をしているため、話が早くて融通が利く
  • 掲載物件が比較的多くないので、
  • 場合により、広い範囲の物件に弱い
  • マニュアルがないので、接客の質が均一ではない

2-2 オフィス移転先の立地の選定

企業にとってオフィスの立地はとても大事な要素です。オフィスがある街のイメージが企業そのもののブランドイメージにつながることも少なくありません。そのイメージ自体が製品やサービスの価格に影響することもあるため、どのようなイメージを持って欲しいか考えてオフィスの移転先は決めましょう。

また自社のビジネスの特徴にマッチした立地選びをすることも重要な要素となります。同業界の会社が集まっているエリアであれば、プロジェクトの一連の過程をすべてエリア内で完結するといったことも可能になってきます。またこういった同業種の集積エリアにはネットワークがあることも多く、オフィス移転を通して業界内での情報収集が容易になったり、新たな顧客獲得や業務拡大につながったりもします。

オフィス移転の際にはこういった業務効率化やシナジー効果を期待できるエリアの検討も、重視すべきポイントです。

立地選定のポイント

  • 駅からの距離、駅の沿線数は十分か
  • 企業のブランディングに適しているか
  • 自社の顧客層に適した地域特性か
  • 業務に適した近隣環境か

2-3 オフィス移転先の物件の内覧

オフィス移転先の立地が決まれば、候補物件を内覧していきましょう。オフィス移転候補物件内覧時には、主にどこを見れば良いのでしょうか。ほとんどの場合、オフィスの中ばかりに目が行きがちになります。もちろん、オフィスの中も重用です。しかしオフィス移転する賃貸物件を決める際には、共用部もしっかりとチェックする必要があります。

まず日常的に清掃がされているかの確認が必要です。清掃が行き届いていないオフィスビルは、適切に管理されていない可能性があります。何より大事なお客様が訪れることを考えれば、清掃の行き届いていないビルは避けましょう。

また利便性にも注意が必要です。特にエレベーターやトイレの数、給湯室の広さなどは意外と大切になるのでしっかりチェックしましょう。

共用部は管理会社だけではなく、そのビルに入居されている他の会社のマナーの良さが表れる場所でもあります。内見時には共用部もしっかりと確認するようにしましょう。

内見時のポイント

  • 廊下、階段、エレベーターなど清潔な状態かどうか
  • 切れている照明や故障している機材を放置していないか
  • ゴミ出しのマナーは守られているか
  • エレベーターのサイズや数は十分か
  • トイレの数は十分か
  • 給湯室の有無や広さは十分か

3. オフィス内装のプランニング

オフィス オシャレ Mac マグカップ

物件が決まったら次はオフィスの内装を依頼しましょう。オフィス新設や移転の際には、特に力を入れたいのが内装のデザインです。

近年オフィス内装のあり方は多様化しています。単に働く場所という役割以外にも、社員のモチベーションアップや作業効率向上というような役割が求められ、斬新で魅力的なデザインのオフィスが多く作られるようになりました。

実際社員は1日に8時間、1年で約2000時間という膨大な時間をオフィスで過ごすことになります。もちろん全ての時間をオフィスで過ごすわけではありませんが、それでも大半の時間をオフィスで過ごすのであれば、オフィス移転を通してより快適な環境で過ごしたいものです。

オフィスで過ごす時間をより快適にするために、どのような工夫が必要なのか見ていきましょう。

3-1 オフィスのレイアウト作成

オフィスのレイアウトは快適なオフィスづくりはもちろん、社内コミュニケーションの取りやすさなど色々な要素に影響してくる非常に重要なものです。同じ広さのスペースであっても、レイアウト一つでオフィス環境は様変わりするのです。

オフィスにはエントランスにはじまり、執務スペースや、ミーティングスペース、休憩スペースなどの様々な機能を持った空間があります。そのそれぞれの空間が最も効率よく機能するように配置することが出来れば、オフィスは大きな力を発揮できます。それぞれのスペースや家具・備品・機器などを効率よく気持ちよく利用することが出来るように、さらには天災の際の避難がスムーズに行なえるように、オフィス内での人の動く経路を計画するようにしましょう。

レイアウトで考えるべきポイント

ゾーニング

  • 来客スペースと執務スペースが分離されているか
  • 来客者との会議時にミーティングスペースへスムーズに誘導できるか
  • エンジニアやデザイナーなどへ配慮したスペースがあるか
  • 連携作業の多い人たちがコミュニケーションを取りやすい配置になっているか
  • 利用用途に応じて場所の役割をフレキシブルに変えられるか

動線計画

  • 最も人が行き来するメインの動線が確保されているか
  • 行き止まりがなく、渋滞が起こらぬよう、回遊できる設計になっているか
  • 利用されない無駄な動線はないか
  • コミュニケーションを誘発できる動線になっているか

3-2 オフィス内装デザイン

オフィス移転の際に、特に力を入れたいのが内装のデザインです。最近では、IT系の会社を中心に斬新で魅力的なデザインのオフィスが多く作られるようになりました。

会社を経営している立場であればオフィス作りはコスト削減を考えてしまいがちですが、 オフィスの価値は働く場所としてのみではかれるものではありません。売上に直結するような直接的な効果はあまりないかもしれませんが、仕事の効率化や社員の満足度向上などの目に見えない効果が数多く見込めます。

オフィスはそこで働く人が一番多く過ごす場所でもあります。せっかくオフィス移転をするなら、オフィスの内装にも力を入れて、社員が働きやすい環境を作りましょう。

デザインオフィスのメリット

  • 仕事の効率化
  • 企業イメージの向上
  • 採用への好影響
  • 社員のモチベーションアップ

3-3 依頼会社選定

内装会社は知人からの紹介やWebサイトなどから探すことができますが、一方的に集めた情報だけでは、表面的な情報しか得られないというのも事実です。本当に優良な会社なのか、見積金額は適切なのか、その会社の強みと自社のやりたいことがマッチしているのかは直接話しただけではわからないことも多いのです。その際は、第三者から内装会社の紹介を受けることをお勧めします。

また必要であれば2-3社でコンペをし、複数社から提案を受けることで、比較検討するようにしましょう。ただしコンペを開催してしっかりと比較検討するには、事前の情報をしっかりと揃えて統一することが非常に重要となります。内容があまり固まっていない状況で依頼してしまうと、内装会社側も提案までどれくらいの工数がかかるかわからなくなり、最悪の場合コンペの参加を辞退するということにもなりかねません。自社のことを調べあげて、新オフィスに必要な要素を洗い出しましょう。

要件定義の例

予算上限3000万(家具含む)
社員数と必要座席数社員30名、今後の採用踏まえて50席を用意したい
必要会議室の大きさと数6人、8人、12人を1つずつ
オフィスに必要な機能30人規模のセミナーを開くためのスペースが必要
執務エリアのイメージ執務エリアにはあまりお金をかけないでシンプルな作りを希望
働き方のイメージエンジニアとビジネスサイドが活発に交流できるように
家具今ある30席は転用。追加の20席は新規。
工事区分B工事:電気、防災、空調、換気等

C工事:内装、電話、LAN、セキュリティ等

工事制約日中工事不可

3-4 内装・設備工事

依頼する会社が決まり、プランの詳細が決まれば、実際に内装工事に入っていきます。内装工事は場合によってはオフィス移転費用の5割を占め、さらになかなかやり直しがきかない部分でもあります。

「自分は専門ではないから、工事は業者にお任せ」ではなく、引き渡しまでは責任を持って管理するようにしましょう。定期的に現場を訪れることで勝手な仕様変更を防ぎ、現場に良い緊張感をもたらすことにもなるのです。

また入居すると同時に次に移転する時のことも考えておかなければいけません。オフィス移転前の物件を退去する際には原状回復工事を行い、物件を契約当時の状態まで戻さなければいけないからです。オフィスが一時的なものですぐに移転する可能性があるのであれば、造作は控えめにして原状回復の費用を考慮しておく必要があるでしょう。原状回復の基準はビルごとに基準が違い、その基準もあいまいです。事前に契約についての詳細を確認し、交渉するようにしましょう。

内装工事のポイント

  • 定期的に現場をチェックしに行く
  • 退去することのことを考えて内装工事を行う
  • 原状回復の契約について事前に計画しておく

4. 引越し・諸手続き

引っ越し ボックス

内装が完成したらついに新しいオフィスへの引越しです。オフィス移転で大事なのは移転後に社員がどれだけ早く通常の業務に復帰できるかと言っても過言ではありません。引越し当日のトラブルや申請漏れなどで業務に支障をきたすことは避けなければいけません。

引越しのトラブルをなくして、スムーズに新しいオフィスでの業務に復帰できるように準備をしましょう。ここでは引越しの際の注意点や行わなければいけない手続きについて整理していきます。

4-1 オフィスの移転に伴う引越し

バックオフィスの人員が限られている会社の場合、オフィス移転の引越しをスムーズに終えるには、社員の協力が必要不可欠です。社員の考える手間を減らして、いかに作業を仕組み化してあげるかがとても大事になります。特に個人デスクの荷物は一番量が多く、社員に協力してもらうポイントとなります。そのため梱包方法のマニュアルを作って配布するなど、しっかり準備しておきましょう。必要であれば、一度社内で説明会を開催して引越しの際の具体的なスケジュールや、作業の手順の説明をすることをおすすめします。

また現オフィス・新オフィスともに、他のオフィスやテナントと引越し日が被らないようにオフィスビル側との確認を行うことも大切です。ビルによっては他のテナントの営業などの関係で曜日や時間の指定をされる場合もありますので、事前に確認・交渉を済ませておきましょう。

引越しのポイント

  • 社員の協力体制を築く
  • 移転マニュアルを作成する
  • 社内説明会を開催する
  • 引越し日を事前にビル側に確認しておく

4-2 オフィス移転に関する事務手続き

オフィス移転には事務手続きも多数存在します。単に「電話番号・住所」の変更を伝えるだけの作業ではありますが、手続きをする場所がネット上だったり、直接訪問しなければいけなかったりと手続き先によってそれぞれです。また手続きにかかる時間も10分で終わるものから1ヶ月以上かかるものまでものによって大きく違うので、移転の日時から逆算して手続きをしていかなければいけません。

細かい作業が多く後回しになりがちですが、直前の対応していては間に合わないものも多くあるので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

住所変更を伝える先

方法要する時間
取引先メールor電話1-2週間
各種保険電話orネット約1ヶ月
インターネット電話約2週間
リース機器電話約1-2週間
銀行銀行窓口1日
郵便局郵便局HP30分
消耗品購入先ネット1時間
携帯電話会社電話1-2時間

4-3 法務手続き

オフィス移転には、関係官庁への届け出が必要となるものも多くあります。必要な書類は、見ただけでもたくさんありますね。法務手続きは難しいことも多いので、後回しにしてしまいがちです。しかし期日があるものも多くあるのでそれぞれしっかりと確認し、書類作成の手間もあるので事前に準備して、分からないことがあれば早めに専門の人に相談するようにしましょう。

官公庁への手続き

オフィス・事務所移転の流れ〜契約からオフィス完成まで〜

5. おわりに

オフィス移転は経験したことがある人が少なく、理解をしないまま進んでしまいがちです。

しかし「分からない」を繰り返してしまえば、業者側にプロジェクトの主導権を握られ、必要な交渉ができません。またそもそも知識がなければ言いたいことをなかなか伝えられず、より踏み込んで会話をすることができないでしょう。そうなれば納得感のあるオフィスとは程遠いものになってしまいます。

移転のフローや今するべきことを理解するとともに、思わぬトラブルに対処する力をつけましょう。
ぜひ、オフィス移転について理解を深め、理想のオフィス作りをしましょう。

開設・移転

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